Cómo funcionan las oficinas sin papel

Esto es algo que ya estoy viviendo desde que tengo mis oficinas en renta en Polanco, una de las colonias más representativas en la CDMX.

Y si bien, mis comienzos fueron desde una pequeña oficina que adapté en mi hogar en donde empecé a notar las pilas de papel que se acumulan en cada esquina.

Así que acto seguido fue el adaptar mis procesos para tener una oficina sin papel casi desde el principio.

Desafortunadamente para la mayoría de nosotros, una oficina en casa sin papel es más una idea que una realidad.

REFERENCIAS: YouTube || Vimeo || Entrepeneur 

Una vez que una pila desequilibrada de notas de papel o notas de clientes tardan demasiado tiempo en encontrarse durante una reunión telefónica, el concepto de no usar papel se convierte en algo más que un pensamiento pasajero.

Si el papel se ha deslizado en las mejores oficina de la CDMX , se ha convertido en parte de tu hogar, éste se quedará hasta que desarrolles un sistema sin papel para sacarlo.

Eso significa que hay que tomar el control, analizar sistemas electrónicos como la gestión de datos, la gestión de documentos y el software sin papel, y en general, averiguar cómo funcionan las oficinas sin papel y cómo se puede hacer que funcionen para empresas y casos como el tuyo o el mío.

Así que daremos un paso a la vez y este proceso será más fácil de lo que pensamos.

Hay que decir una verdad… Nunca tendremos una oficina completamente sin papel, ya que algunos documentos como escrituras, documentos notariados o recibos, deben guardarse por razones legales, financieras o fiscales.

Pero puedes limpiar todo lo demás. Más allá de liberar espacio y despejar el desorden, encontrarás muchos otros beneficios para hacer que una oficina esté más sin papel:

  • Serás más eficiente: ahorras esos 10 minutos que gastaste buscando en el papel mientras hablabas por teléfono haciendo clic en un archivo de computadora.
  • Será más económico: ahorras dinero en archivos, archivadores, tinta de impresora y papel.
  • Tendrás la información más accesible: no te preocuparas por llevar 5 kg de informes y notas a un viaje fuera de la ciudad o en la misma ciudad cuando tienes una reunión con tu cliente. Puedes obtener la información que necesitas de tu computadora y compartir materiales con colaboradores o clientes por correo electrónico o fax electrónico.
  • Tendrás la información más segura: mantienes el material confidencial guardado de forma segura en archivos electrónicos a los que solo tu puedes acceder. Tampoco tendrás que preocuparte por que el papel se dañe.
  • Serás más respetuoso con el medio ambiente: esto ayudará a reducir la cantidad de papel que se genera cada año.

Si bien la idea es muy bueno, para muchos nos puede resultar un tanto complejo, confuso o tardado en sustituir el papel por un medio electrónico.

Y la mejor forma de comenzar es haciendo 2 procesos:

  • El primero consiste en identificar con toda claridad qué documentos deben imprimirse ya sea por razones legales, financieras o fiscales e incluso empresariales (dentro de tu forma de trabajo)
  • Lo segundo es trabajar en un procedimiento para resguardar la información que puede quedar en formato digital. Esto consiste en una forma de llevar tus archivos en tu computadora, cómo tendrás acceso a ellos así como su seguridad y acceso por terceros y, la parte más importante… copias y soluciones de seguridad.

Con estos dos primero pasos vamos en camino de tener una oficina sin papel o, por lo menos, el papel mínimo necesario y ordenado en una gaveta.